azaz hogyan fejlesszük párhuzamosan a folyamatokat és a képességeket?
Napjainkban egy változékony, kiszámíthatatlan, komplex és többértelmű világgal állunk szemben. Ebben a világban a siker titkát, azaz a versenyképességet és a fenntartható fejlődést, a munkatársak alkalmazkodó és innovációs képességének folyamatos fejlesztése jelenti.
A cikk elolvasásához szükséges idő: kb. 3 perc
Mike Rother mérnök, kutató és tanácsadó 2004 és 2009 között a Toyota működését vizsgálva arra kereste a választ, hogyan vált a folyamatos fejlődés organikus részévé a cég életének. Toyota-kata című könyvének fő kérdése: mi az, amit egy szervezetnek szem előtt kell tartania ahhoz, hogy sikeres legyen a folyamatos fejlesztésben?
A szerző ehhez három kulcspontot jelölt meg:
- húzóelv a fejlesztésben, ami azt jelenti, hogyan tud egy szervezet kihívásokat megfogalmazni a maga számára
- a problémamegoldó képesség fejlesztése, azaz mit kell tennünk ahhoz, hogy a vállalati folyamatok és a szervezet probléma megoldó képessége egyszerre fejlődjön
- hogyan biztosítják a vezetők, hogy a szervezeten belül a munkatársak szívvel-lélekkel végezzék a meghatározott fejlesztéseket
Rother azt vizsgálja, melyek azok az alaprutinok (kata) egy vállalatnál, amelyeket mindennap gyakorolni és rendszeresen alkalmazni kell annak érdekében, hogy szokássá válva elősegítsék a folyamatos fejlődést.
A Toyota-kata célja, hogy tudatos gyakorlás által ezeket a napi rutinokat szokássá alakítsuk, vagyis a folyamatos fejlesztést a napi munka részévé tegyük. Azaz: mit kell tennünk azért, hogy mindenki, mindennap a vállalat minden szintjén fejlesszen a folyamatos fejlődés érdekében.
Cél, hogy a meglévő vállalati kultúrában új szokások és rutinok alakuljanak ki, hogy a szervezet fenntartható módon fejlődjön.
Fejlesztési-kata vs. coaching-kata
A katának két fontos pillére van, az egyik a fejlesztési-kata, a másik a coaching-kata. Mindkettőben meghatározott lépéseket kell követni ahhoz, hogy egy mindennapos viselkedés minta alakuljon ki.
A fejlesztési-kata négy lépésből áll:
- a fejlesztés irányának kijelölése (kihívás)
- a jelenlegi helyzet megértése
- a következő célállapot meghatározása
- a célállapot sorozatos, kis lépésekben történő megközelítése
A fejlesztési irány kijelölése azt jelenti, hogy megfogalmazunk egy kihívást, ami egy elvárt állapotot ír le. Azt kell megfogalmaznunk minél konkrétabban és pontosabban, az általánosságokat kerülve, hogy mit akarunk elérni.
A következő lépés a jelenlegi helyzet megértése. Itt alapelv a „menj, nézd meg” megközelítés. Nem elég csak a távolból adatokat összegezni, a cél a jelenlegi helyzet megértése, annak megtalálása, hogy milyen feltételeknek kell megváltozniuk ahhoz, hogy a fejlesztés megvalósuljon. A kiindulási helyzet tényszerű megismerése kulcsfontosságú a fejlesztési-kata folyamatában, e nélkül el se kezdjük!
A célállapot meghatározásánál fontos, hogy mindig a kihívás felé kell mutatnia a meghatározásnak, hogy mindig egy lépéssel közelebb vigye a folyamatot az elvárt állapothoz.
A célállapot sorozatos megközelítésével azt vizsgáljuk, hogy milyen akadályok gátolnak minket abban, hogy a megfogalmazott célkitűzést elérjük. Itt az a cél, hogy az akadályok leküzdése érdekében minél több és minél gyakoribb PDCA-ciklus vigyünk végbe.
A fejlesztési-katához szorosan kapcsolódik a coaching-kata, mivel a siker szempontjából kulcsfontosságú, hogy a menedzsment milyen támogatást nyújt a munkatársaknak, hogy a problémamegoldó folyamaton végig menjenek. Az új cél kijelölése során ugyanis át kell lépnünk jelenlegi tudásunk határát, ismeretlen területre kell merészkednünk. A coaching folyamat abban segít, hogy átlépjük ezt a határt és új ismereteket sajátítsunk el.
A Toyota-katát ezért egy megerősített tanulásnak is szoktuk nevezni, amely célorientált, tényalapú, kísérletező és gyors, napi szintű tanulási folyamat.
A coachingban két szereplő, a coach és a problémamegoldást végző tanuló vesz részt.
A folyamatot a tanuló fejleszti, a coach pedig a tanulási folyamatot irányítja nem a problémamegoldó folyamatot. A coachig során a segítő mindig a célállapotra kérdez rá. Napi szinten gyakorolva ez a folyamat viselkedési mintává, rutinná válik.
A coach a következő kérdéseken megy végig a tanulóval:
- Mi a fejlesztési folyamat célállapota?
- Mi a fejlesztési folyamat jelenlegi állapota? Mi volt, az utolsó lépése az előző beszélgetés óta a tanulónak, és mit tanult annak a végrehajtásakor?
- Mi akadályozza, hogy elérje a következő célállapotot?
- Mi lesz a következő lépése, mit vár ettől?
- Mikor lesz a következő beszélgetés, mikor beszéljük meg az utolsó lépés eredményét?
Adott esetben egy-egy ilyen beszélgetés nem igényel többet tíz percnél. Ugyanakkor ha
ezt naponta gyakoroljuk, akkor rutinná válik, és a lépések következetes alkalmazásával a vállalaton belül a fejlesztés mindennapossá válik.
Nézd meg Toyota-kata webináriumunkat!
+1 érdekesség
A témához jól kapcsolódik a problémamegoldás négy típusa – hibaelhárítás; standartól való eltérés; célállapot; innováció –, amelyen belül a Toyota-kata jellemzően a célállapot típusú problémamegoldó helyzetekben alkalmazott módszer. A célállapot típusú problémamegoldás azt jelenti, hogy egy adott teljesítményszintről egy magasabb (eddig még nem tapasztalt) szintre akarunk eljutni, és azt vizsgálja, milyen fejlesztésekkel tudunk szintet lépni.
Könyvajánló
Vezessük, irányítsuk és fejlesszük munkatársainkat a Toyota módszerével!
- Miként érhetjük el, hogy a vállalatunk kezelni tudja a váratlan helyzeteket, a vevőink pedig hosszú távon is elégedettek legyenek?
- Hogyan fejleszthetjük és aknázhatjuk ki munkatársaink képességeit, hogy jobb teljesítményre törekedjenek, és sikereket érjenek el?
- Hogyan tehetjük cégünknél a folyamatos fejlődést és alkalmazkodást a mindennapi munka részévé?
A szerző arra az útra szeretné irányítani az olvasót, amelyet a Toyota is végigjárt. Ez a kötet alapmű minden olyan közép- és felső vezetőnek, aki szeretné megváltoztatni cége vállalati kultúráját.
