Közösségi kommunikáció

A lean szemlélet és gyakorlat nem szól másról, mint problémák megoldásáról – kicsi, nagy, gonosz, kényes, konkrét és homályos problémákról. Kezeljük a problémákat annak érdekében, hogy a dolgok jobban menjenek. De mi a helyzet a mindig jelenlévő… problémával? Főszerepben a kommunikáció...

A szakmai hírlevél elolvasásához szükséges idő: kb. 7 perc

Szerző: John Shook
Fordította: Harmath Péter, lean szakértő

Igaz lehet, hogy még soha nem volt olyan szervezet, amely ne szenvedett volna kommunikációs problémáktól. És ha ez igaz a szervezetekre, akkor mi a helyzet a közösségekkel? Bizonyára jobbá tudjuk tenni a dolgokat, ha úgy foglalkozunk vele, mint ahogy bármely más problémát is kezelnénk. Tehát egy ellenintézkedésként ezen a héten elindítjuk a The Lean Post oldalt.

Lean kommunikáció

A kommunikáció – az információ megosztásának tevékenysége – egy eszköz a jelenlegi helyzet, az ideális állapot, és a közöttük lévő eltérés közös megértésének elérésére. Ez után közös nevezőre tudunk jutni arról, hogy mit is tudunk tenni annak érdekében, hogy dolgozzunk az eltérésen, hogy jobban megértsük, és ezen keresztül jobbá tegyük a körülményeket. Ez az, amit összehangolásnak hívunk.

A lean szervezetek sóvárognak erre a közös megértésre, és nagy erőfeszítést teszünk, és extra időt fordítunk arra, hogy elérjük azt. Tulajdonképpen sok lean technika alapjában véve olyan eszköz és módszer, amely segíti az összehangolódást – úgy, mint:

Egy új kezdeményezés esetében több időráfordítás rögtön az elején
Minden megosztásra szánt információ (folyamatok, előírások, mérések, kihívások, problémák, eltérések) olyan vizuálissá tétele, amennyire az csak lehetséges
Úgy tekinteni az A3 riportra, mint egy segédeszközre a munkánk során, amely segíti a csapatok kommunikációját, megteremti az összehangolást és segít csökkenteni az eltérést a jelenállapot és a célállapot között
Az értékfolyamat-térkép használata vizuális segédeszközként, hogy a jelen- és jövőállapotról közös véleményt alakítsunk ki
Stratégia lebontása (más néven hoshin kanri) olyan folyamatként, amely mindenkit bevon a célok kitűzésébe, tervek készítésébe és a „terv versus aktuális” helyzet kezelésébe
Törekvés a húzóelv alapú tudásmegosztásra. Vagyis ahelyett, hogy mindent megosztunk, aminek eredményeként információ túlterhelés jelentkezik mindenkinél, az értékes információ oly módon történő tárolása, hogy elérhető legyen azok számára, akiknek szükséges, amikor szükséges
Az 5S alkalmazása nemcsak fizikailag, hanem az információra is: a rendetlenség eltávolítása (szükségtelen / veszteség információ), a szükséges információ rendszerezése, és rendszeres karbantartása, hogy az információ rendelkezésre álljon, amikor szükségünk van rá.

Mindezek a megosztás olyan eszközei, melyek segítségével közösen megtanulhatjuk, hogyan tegyük jobbá a dolgokat, együttműködve.

Az első és legfontosabb – mik a tények?

A Stanford Egyetem Lucile Packard Gyermekkórházban Palo Altoban (Kalifornia, USA) az egészségügyi dolgozók és adminisztrátorok minden nap pontban 10:30-kor összegyűlnek. Mindössze 15 percben a csapat hatékonyan és eredményesen osztja meg az egész kórházra vonatkozóan a betegek állapotát, a kihasználtságot, a személyzeti kérdéseket és a késéseket a betegek áramlásában. A gyorsan megoldható elemekkel azonnal foglalkoznak, és a nagyobb kérdéseket is felülvizsgálják napi és heti ütemezésben. A csapat megkapja a tényeket, megosztja a tényeket, értelmezi (gyorsan!), dönt és cselekszik a tények alapján.

Bizonyára többen ismernek hasonló példákat a jó gyakorlatra. És mindannyian ismerünk példákat az ellenkezőjére – kommunikációs minták, melyek akadályozzák az összehangolást, a helyzet közös megértését, és közös célállapot kialakítását. Természetesen lehet nem egyetérteni – az egészséges konfliktus, nos, egészséges – de legalább próbáljuk meg megérteni egymást. Kezdjük a tényekkel. És onnan – egy közös képből, hogy ténylegesen mi történik – értelmezni tudjuk a tényeket. És ez után jönnek a vélemények és ötletek, hogy mit is tehetünk azért, hogy a dolgok jobban menjenek. (Megjegyzés: a párbeszédek és viták általában sokkal hatékonyabbak, ha a tényektől haladunk az értelmezés, majd vélemény felé, mint ha fordítva. Hogyan látod a legtöbb beszélgetés menetét?)

Gyakori, következetes, megbízható kommunikáció – a kis tétel újra nyer!

A kutatások azt mutatják, hogy amikor emberek egy csoportjának (mindegy, hogy egy teljes szervezet, vagy csak egy célzott piaci szegmens) meggyőzéséről van szó, akkor a kommunikáció gyakorisága sokkal fontosabb, mint a kommunikáció tökéletessége. Jó példa ez arra, hogy soha ne engedjük, hogy a tökéletesség a jobbítás ellenségévé váljon. A gyakori, kis tételek bizonyulnak ismét a leghatékonyabb módszernek.

Ha a szervezetek a közös megértés hiányától szenvednek részben a gyenge kommunikáció miatt, akkor a probléma biztosan még makacsabb, ha szervezeti szintről a közösség szintjére emeljük. És ha az információ gyakoribb, kis tételekben történő megosztása segíti a kölcsönös megértést és támogatja a vállalati átalakulást, akkor ugyanez biztosan igaz a lean közösségünkre is. Szóval…

Egy közösségi találkozó

Úgy döntöttünk, hogy létrehozzuk a The Lean Post oldalt a közösségen belüli kommunikáció fellendítésének egyik eszközeként. Tudjuk, hogy sok minden történik közöttetek, amiről mi nem tudunk, rengeteg tanulás, amelyet meg lehetne osztani a közösséggel. És tudjuk azt is, hogy értékelitek, amikor a közösség többi tagjának történeteit osztjuk meg veletek. Ha mi a LEI-nél tanulunk tőletek, a viszonylag kisszámú személyes találkozás során, akkor csak elképzelni tudom, hogy hány elmondásra váró történet van a teljes lean közösségben.

Jól ismert például, hogy a minta sor vagy minta (pilot) terület hatékony, és talán még szükséges eleme is bármely szervezeti átalakulásnak. Tudjuk, hogy ahhoz, hogy az átalakulásotok sikeres legyen, valahol, valahogy ki kell fejlesztenetek egy minta területet. De azt már nem tudjuk, hogy mit tanultok a minta sorból – a csudába, még azt sem tudjuk, hogy közületek hányan alkalmaznak minta területet a lean transzformáció részeként. Nem tudjuk – ti sem tudjátok –, mit tervez a közösség többi tagja.

És a közösség bővül. A szomszédos közösségek keresztezik egymást, ütköznek és egyesülnek, ahogyan annak lennie kell. Hosszú ideje szomszédos közösségek, mint a szervezeti tanulás, a rendszerszemlélet, a pszichológia, a társadalomtudományok és az operációkutatás ütköznek az olyan új közösségekkel, mint a Lean Startup és a “Maker” (kezdő kisvállalkozói gyártó kezdeményezések, amelyek gyakran alacsony tőkeigényű technológiát és kis kockázatú üzleti stratégiát alkalmaznak) mozgalmak. Biztosan rengeteg tevékenység folyik – ahol tevékenység zajlik ott tanulás is van? Hm, talán egy kicsit túlzás lenne ezt állítani, de biztos, hogy ahol tevékenység zajlik, ott megvan a tanulás lehetősége.

The Lean Post

Szóval előálltunk egy egyszerű, együttműködésen alapuló ellenintézkedéssel. Egy kommunikációs ellenintézkedéssel. Egy hely, amelyet a LEI szerkesztői kezelnek a lean.org oldalon a közösség számára, hogy megosszák egymással tapasztalataikat és a tanultakat. Rövid történetek sikerekről vagy kudarcokról, ötletekről és tapasztalatokról, panaszokról és dicsőségről. Egy hely, amit mi úgy nevezünk, The Lean Post. Vess egy pillantást itt a hozzászólások első tételére (!). Remélem, hogy rendszeresen benézel és olvasgatsz (az új hozzászólások eleinte heti néhány alkalommal kerülnek fel, később talán gyakrabban, ez csak rajtatok múlik). Azt is remélem, hogy az érdekes, hasznos, irritáló vagy egyéb módon elgondolkodtató (hol máshol hallhatna a leanről és… Van Halenről) hozzászólásokat kommentálni is fogod. És remélem, hogy néhányan úgy döntenek, hogy megosztják tapasztalataikat és gondolataikat azáltal, hogy saját hozzászólásokat írnak.

De először is, kérjük, nézd meg, kérjük, olvasd el, és kérjük, mondd el véleményed. Csakúgy, mint egy jó A3, vagy más kommunikációs platform, a The Lean Post azzá fog válni, amit kihoztok belőle.

Forrás: lean.org
A cikk eredeti, angol nyelvű változata itt olvasható.

Kérjük, amennyiben a fordítással kapcsolatban észrevételed van, jelezd azt az info@lean.org.hu e-mail címen.