A3: lean eszköz vagy folyamat? Mindkettő…

Néhány új keletű hozzászólás felvetette azt a fontos kérdést, hogy vajon az A3 egy lean eszköz vagy egy módszer? Szeretnék válaszolni erre a kérdésre azzal, hogy az A3 mindkettő…

A cikk elolvasásához szükséges idő: kb. 4 perc

Szerző: Tracey Richardson

A3 grafika

Gyorsan hozzá is tenném, hogy azok a személyek, akik a vállalaton belül a gyakorlatban használják az A3 szemléletet, meg kell érteniük a különbséget az A3, mint eszköz és az A3, mint módszer között. Ezek különálló és eltérő dolgok. Késznek kell lenniük arra, hogy megvizsgálják, miért kifizetődő ez a tevékenység. Sajnos sok vállalat csak az „eszköz” oldalt látja – csak a darab papírlapra fókuszálnak, és nem látják a mögöttes tartalmat –, ami rövid távú előnyöket és a „hónap slágere” mentalitást eredményezi.

Vezesd a tanulást borító

Vezesd a tanulást (Managing to Learn) című könyvben John Shook az A3 jelentést a gondolkodásmódunk vizuális manifesztációjának nevezi. Ezért tekintsünk úgy arra a különböző méretű mezőkkel rendelkező papírlapra, mint egy üres vászonra a tevékenységünk rögzítéséhez. Ez a munka az emberek megnyerésén keresztül történik a gembán. Sok olyan szervezetet látok, akik fennakadnak egy specifikus formanyomtatvány használatán, vagy elvárják az A3-ak annyira egységes kinézetét, hogy ezáltal a tevékenységeket végző egyénekbe óhatatlanul belesulykolják, hogy a nyomtatvány egy eszköz, nem pedig egy mögöttes szemlélet. A PDCA (Plan-Do-Check-Action) sorrend követésének megtanulása olyan gyakorlat, amely türelmet és fegyelmet követel. Azok, akiknek elsődleges célja a nyomtatvány kitöltése, a megoldásokkal fogják kezdeni, mert felfogásuk szerint az eszköz pusztán egy darab papír, aminek rubrikáit a lehető leggyorsabban ki kell tölteni.

Ne feledjük, hogy az A3 mint lean eszköz értékét nem lehet alulértékelni. Épp csak tisztáznunk kell, hogyan. Ezt szoktam úgy hívni, hogy „lean kommunikáció” vagy „információ 5S” lehetővé téve, hogy megosszuk másokkal gondolkodásmódunkat.  Amint használtuk a PDCA folyamatot a megfelelő sorrendben, létrehozhatunk egy dokumentumot, amit mások megtekinthetnek, és könnyen megérthetnek. Ez a „standardizált történetmesélés” formája (idézet ismét a Vezesd a tanulást című könyvből), a kulcs bármely lean szemléletet gyakorló kultúrában, és erőteljes eszköze lehet a vezetők – csak úgy, mint a frontvonalban dolgozók – megnyerésére és felhatalmazására. Az A3 ebben a vonatkozásban, mint eszköz, átvágja a silók határait és a sikeres lean átalakulás közös nyelvévé válhat.

A japánok gyakran hivatkoznak az A3-ra, mint egy képes forgatókönyvre. Pontosan az is, elmondani egy történetet, ami a PDCA folyamatot követi, lehetővé tenni bárkinek bármely szinten, hogy részt vegyen benne, megosztani a tanulási tapasztalatokat a megosztott bölcsesség formájában. El tudjuk képzelni, mennyire fontos lehet ez a gyakorlat egy vállalatnak a legfontosabb teljesítménymutatóik fejlesztésében és stratégiai célok lebontásában? Néhányan úgy hivatkoznak erre a gyakorlatra, mint a labdapasszolgatásra, az információ megosztása oda-vissza a vezetők és a dolgozók között, akik a vállalat üzleti terve/stratégiája fejlesztésén dolgoznak. Amikor az A3 tulajdonosa az eszköz oldalt alkalmazza a saját folyamatának elmagyarázására, akkor a tanulás és a fejlődés teljes, eleget téve az A3 menedzsment folyamatnak.

Lean eszköz PDCA ábra

Szóval soha ne tévesszük szem elől a gondolkodási folyamatot, amely lehetővé teszi egy A3 kitöltését – amely aztán a pillanat megragadásának, a kommunikációnak és a tanultakra építkezésnek egy módjaként szolgál. Emlékezzünk, mi kerül az A3-ba. Véleményem szerint, amikor valaki elhatározza, hogy kitölt egy A3-at, nagyon fontos követnie a PDCA folyamatot, amikor kézbe veszi a papírt, ceruzát és kilép a gemba-ra. Ez nem csak a mezők valamilyen véletlenszerű sorrendben történő, feltételezésen alapuló kitöltéséről szól, sokkal inkább egy speciális folyamat, ami kérdések sorozatát veti fel, melyekhez az emberek elkötelezettsége szükséges és a munkavégzés helyszínének tisztelete. Ez a folyamat követhető a dolgozók szintjén éppúgy, mint a vállalat szintjén, hogy mindig értsük, hova akarunk jutni ahhoz képest, ahol most vagyunk.

PDCA  a gondolkodásmód szisztematikus vagy tudományos módja, amely Szókratészi kérdéseket tesz fel a megfelelő sorrendben, lehetővé téve a problémák hatékony és eredményes megoldását. A PDCA sok beépített mechanizmussal rendelkezik, melyek visszajelzéseket adnak alkalmazójának. Gyakran hangoztatom, ha a folyamat beszél hozzánk és mi meghallgatjuk, akkor működik. Ha figyelmen kívül hagyjuk a folyamatot és átugrunk kritikus lépéseket, akkor akár veszélyeztethetjük a folyamatot és elferdíthetjük eredményeinket. Mindig jó ragaszkodni a lépésekhez és hagyni, hogy a folyamat nekünk dolgozzon, így képesek leszünk azt másokkal is megismételni és fejleszteni a munkaerőnket, ugyanezt a gondolkodásmódot használva.

Forrás: lean.org
A cikk eredeti, angol nyelvű változata itt olvasható.

Kérjük, amennyiben a fordítással kapcsolatban észrevételed van, jelezd azt az [email protected] e-mail címen.

Könyvajánló

Vezesd a tanulást

Nap mint nap új típusú problémákkal kell megküzdened?

Problémáról-problémára, projektről-projektre új megközelítésekre van szükséged?

Szeretnél időt és energiát megtakarítani?

Fejleszd a problémamegoldó képességedet!

Vezesd a tanulást borító

A Vezesd a tanulást Problémamegoldás, egyetértés, mentorálás és vezetés az A3-menedzsmentfolyamat segítségével megmutatja hogyan lehetsz hatékony problémamegoldó!