Manapság egyre növekvő tendencia az irodai folyamatok automatizálása. Sok ellenérzés, tévhit kering azonban a téma körül, ezért érdemes tisztázni az alapokat. Nézzük meg közelebbről, hogy mi is az RPA (Robotic Process Automation = Robotikus Folyamat Automatizáció).
A cikk elolvasásához szükséges idő: kb. 2 perc
Szerző: Nagy Richárd – RPA fejlesztő, Generali Biztosító Zrt.
Mi az RPA?
Az RPA (Robotic Process Automation = Robotikus Folyamat Automatizáció) a repetitív, manuális, szabályrendszerre épülő munkafolyamatok integrációja, amelyben a robotok (programok) az emberi interakciót utánozzák és ismétlik nagy tételszámban, egy már meglévő IT-struktúrára épülve. Manapság már rengeteg „okos” kiterjesztés (egyben önálló eszközök) létezik az RPA mellett (Intelligens OCR, chatbot, AI/ML, NLP), amik képesek átlépni az egyszerű robotok határát, de a cikkünk szűken az RPA-re fókuszál.
Miért jó ez nekünk?
A robot segít eltávolítani a robotot az emberből, így a hús-vér, képzett munkatárs adatkezelő, adatrögzítő folyamatok helyett valódi, értékteremtő munkát végezhet.
Négy népszerű mítosz a robotizálással kapcsolatban
„Az automatizálás, az RPA-rendszer csak költségcsökkentésre használható.”
Ez igaz, de a jól bevezetett RPA ennél többet tud. A költségcsökkentésen túl ügyfél és munkavállalói elégedettséget is eredményez. Az ügyfél gyorsabb kiszolgálást kap, a munkatársaknak pedig nem kell lélekölő munkát végezniük.
„A robot, az automatizálás elveszi a munkámat.”
A tapasztalatok azt mutatják, hogy azoknál a cégeknél, amelyek belevágnak és jól csinálják, nem a munkaerő csökkentése az elsődleges cél, hanem a meglévő munkaerő hatékonyságának növelése.
„A robotok hiba nélkül dolgoznak.”
Ez egy féligazság. Az automatizált rendszerek csak azt képesek elvégezni, amit beléjük programoztak. Ha a külső környezetben változás történik, akkor az hibát eredményezhet.
„A robot ugyanúgy gondolkodik, mint az ember.”
Ez – egyelőre – egyáltalán nem igaz. A robot csak a betanított munkafolyamatokat végzi el.
Mely szempontokat érdemes figyelembe venni a folyamatok automatizálása előtt?
Az RPA önmagában nem életképes, mindenképpen be kell építenünk a vállalati stratégiába. Ha mégis képesek vagyunk rövidtávon eredményeket elérni, stratégia nélkül hosszútávon nem leszünk sikeresek, és a kezdeti lendület hamar kifárad.
Alapvető kérdések, amelyeket kezdésként érdemes megválaszolnunk egy sikereses RPA implementációhoz:
- Mit szeretnénk elérni a robotizálással? Költséget csökkenteni? Ügyfélélményt, esetleg munkavállalói élményt növelni? Hibaarányt javítani?
- A nekünk megfelelő eszközt választottuk ki? Egyedül, vagy egy 3rd party támogatásával szeretnénk elindulni? Milyen RPA COE (Center Of Excellence) operatív modellt szeretnénk létrehozni és fenntartani?
- A robot fogalmát megismertettük a szervezet minden egyes részével? Különböző támogató területeket (IT, HR, Compliance) bevontunk a tervezésbe?
- Ki vannak választva az automatizálni kívánt folyamataink? Ezek a folyamatok le vannak dokumentálva?
- Egyáltalán tényleg robotra van szükségünk, vagy más eszközre?
Ha úgy látjuk, hogy valóban a robot a számunka optimális megoldás és már folyamat automatizációról beszélünk, akkor az alábbi hat szempontnak kell megfelelnie a kiválasztott folyamatnak ahhoz, hogy egyáltalán érdemes legyen annak automatizálásában gondolkodni:
- manuális,
- repetitív,
- meghatározott szabályrendszerre épül,
- van standardja,
- elektronikusan beolvasható adatokkal dolgozik,
- alacsony a kivételek száma
Hol a kapcsolat az RPA és a lean között?
Először is, ha fentiek közül bármelyikre is nem a válasz, akkor jó eséllyel az automatizálás nem lesz sikeres, vagy legalábbis nem fogja tudni elérni a teljes potenciálját az RPA megoldás. Ebben az esetben érdemes a lean szemüvegén keresztül is megvizsgálni ezt a kakukktojást, hogy elhárítsuk az akadályt a sikeres robotizálás előtt.
Másodszor az általános tapasztalat szerint, ha a robotizálást hatékony, azaz lean folyamatra illesztjük, akkor a hatékonyság nő, ha pedig kevésbé hatékony folyamat esetében alkalmazzuk, akkor csak felerősödnek a hibák, gyakoriabbak lesznek és még több manuális munkát okoznak. Robotizálás előtt tehát mindenképpen érdemes átnéznünk és fejlesztenünk a folyamatainkat!
Bővebben is érdekel az irodai folyamatok automatizálása? Nézd meg kapcsolódó webináriumunkat!
Könyvajánló
A lean világa a tapasztalatszerzésen, és annak megosztásán alapul. Lássuk be, íróasztalunk mögé bújva nehéz valós tapasztalatot szerezni, ahhoz bizony meg kell látogatni a gembát, vagyis a munkavégzés helyét.
A Gemba-séták című könyv szerzője Jim Womack, a lean szakma egyik legismertebb képviselője, több mint 30 évet töltött azzal, hogy különböző vállalatok gembáját járta be. Szerencsénkre Jim összegyűjtötte és rendszerezte a tanulni vágyóknak legfontosabb beszámolóit. Céged méretétől, és iparágtól függetlenül hasznos, és gondolatébresztő lesz számodra, ha egy leanes szemüvegén keresztül láthatod ezeket a vállalatokat.
Az egyik legfontosabb elv, amit mindig tarts észben:
„Menj, nézd meg, kérdezd meg, miért, és tanúsíts tiszteletet!„
