Jellemző A3 hibák és tévhitek – 1. rész
A szakmai cikk elolvasásához szükséges idő: kb. 3 perc
Szerző: Barhács Csaba – Lean Coach
Sokszor beszéltünk már arról, hogy egy lean transzformáció nem más, mint problémamegoldó folyamatok, illetve az azokból származó egyéni és szervezeti tanulás eredménye. Ezért minden ügyfelünkkel valamilyen mérhető, számszerűsíthető vállalati probléma megoldásán dolgozunk együtt, amelynek legtöbbször használt keretrendszere az A3 módszer.
A több száz A3 alapján mára kirajzolódott egy jellemző mintázat, amely tanulságairól érdemes beszélni. Ebben a cikksorozatunkban tehát az A3-akkal kapcsolatban leggyakrabban előforduló kérdéseket, tévhiteket vesszük górcső alá.
Aki sokat markol…
Ebben az első részben kezdjük azzal, hogy milyen komplexitású, milyen fajsúlyú problémákat érdemes egy A3-on belül kezelni. Az A3 workshopok során többször kérdezik tőlünk (főleg leanes kollégák), hogyan lehetne az A3-ak átfutási idejét csökkenteni. Sok esetben egy évnél régebbi nyitott A3-ak is kallódnak a rendszerben, ezzel rontva a statisztikákat (már önmagában ez is megérne egy cikket).
Ezeknél az A3-aknál legtöbbször azzal szembesülünk, hogy a szerző egy KPI szintű mutatót próbál meg egy A3-as lapon visszahozni az elvárt szintre, vagy még tovább fejleszteni. Ilyen tipikus eset gyártásban az OEE (teljes eszközhatékonyság) fejlesztése, vagy irodai környezetben a bejövő számlák időben történő fizetése %-os arányban.
A probléma ezekkel az, hogy ezek olyan magas szintű mutatók, amelyeket rengeteg tényező befolyásolhat és általában befolyásol is. Így máris ott találjuk magunkat, hogy mindent is meg akarunk oldani egyszerre. Ennek egyeneságú következménye a végeláthatatlan akcióterv, ami persze a változó prioritások miatt hosszú hónapokig lépeget előre lassacskán, átütő eredmény nélkül, az érintettek egyre kisebb lelkesedésével.
Szeleteld fel az elefántot!
Az teljesen helyénvaló, hogy elsődleges problémaként, vagy tünetként egy KPI szintű mutatóval kezdesz el foglalkozni. A KPI azonban csak egy következmény. Kritikus tehát, hogy szűkítsd a problémát és valódi – folyamat, vagy tevékenység szintű – problémát vagy problémákat próbálj meg beazonosítani.
Az OEE esetében például első lépésként válaszd ki, hogy annak 3 fő alkotóeleme közül – teljesítmény (P), rendelkezésre állás (A) és minőség (Q) – melyiknek van a legnagyobb hatása a problémádra. Itt sem érdemes megállnod a szűkítéssel, mivel még ez is nagyon magas szint. Menj lejjebb a következő szintre! A rendelkezésre állás esetében hol van a legnagyobb probléma? Mi viszi a legtöbb időt? A meghibásodás, az alapanyaghiány vagy a termékváltás? Ezeket a kategóriákat aztán még tovább szűkítheted, keresve azokat a tényezőket, amelyek a legnagyobb hatással lehetnek a folyamatodra.
Go to gemba!
Hogyan tedd mindezt? Menj a gembára, figyeld meg a folyamatot, első kézből gyűjts tapasztalatot, adatokat!
Ne feledd, egy A3 problémamegoldásnak kettős célja van:
- egyrészt a gyökérokok beazonosítása és megszüntetése, ezáltal a probléma ismétlődésének megakadályozása,
- másrészt a tanulás, azaz, hogy minél többet tudj(atok) meg az adott folyamatról.
A tanulás akkor történik, amikor egy A3-ban felvázolt PDCA ciklus teljesen lefutott, azaz a beazonosított gyökérokra tervezett akció(ka)t végrehajtottátok, majd visszamértétek, hogy hozta-e az elvárt hatást, vagy sem. Ez a tanulás akkor a leghatékonyabb, ha a PDCA ciklusok minél rövidebb idő alatt, ideális esetben akár 2-6 héten belül lefutnak. Ezután már indíthatjátok is az újabb PDCA ciklust, egy újabb A3-at.
A megfelelő komplexitású A3 végig vitelében kulcs szerepe van a mentornak. Ő az, aki remekül rá tud világítani, ha
- KPI szintű eltérést próbálsz megoldani a probléma lebontása, leszűkítése nélkül,
- a jelenállapotod meghatározása nem megfigyelés, azaz nem gemba alapú, hanem ötletbörze eredménye
Konklúzió
Összefoglalva tehát,
- szeleteld fel a KPI szintű problémát, folyamatszintű (PI), ideális esetben tevékenységszintű (I) problémára. Az A3-ak esetében is érvényes a sok kicsi sokra megy közmondás,
- törekedj rövid PDCA ciklusokra, hogy mielőbb visszacsatolást kapj a haladásodról,
- menj, nézd meg, első kézből gyűjts információt a gembán,
- szerezz egy mentort, aki a megfelelő kérdéseivel irányba állít és időt, energiát takarít meg számodra,
- végül pedig tartsd szem előtt saját, illetve csapatod tanulási folyamatát is, és ne próbáld meg megoldani a világbékét egyetlen A3-as lapon 🙂
Könyvajánló
Nap mint nap új típusú problémákkal kell megküzdened?
Problémáról-problémára, projektről-projektre új megközelítésekre van szükséged?
Szeretnél időt és energiát megtakarítani?
Fejleszd a problémamegoldó képességedet!
A Vezesd a tanulást – Problémamegoldás, egyetértés, mentorálás és vezetés az A3-menedzsmentfolyamat segítségével megmutatja hogyan lehetsz hatékony problémamegoldó!
