Ahogy a Brian élete című Monty Python klasszikusban elhangzó kérdésre „Mit adtak nekünk a rómaiak?” számtalan helyes válasz fogalmazható meg, úgy a folyamatbányászat esetében sem csupán egyetlen jó megoldásra szorítkozhatunk.
Ahhoz azonban, hogy a megválaszolhassuk a címben feltett kérdést, tisztáznunk kell néhány dolgot.
Íme dióhéjban a legfontosabbak!
A szakmai cikk elolvasásához szükséges idő: kb. 6 perc
Szerző: Szabó Gergely – Lean Six Sigma Black Belt, Albemarle
Biztos, hogy folyamatbányászat? Nem adatbányászat?
Biztos. Az adatbányászat (Data Mining) során hatalmas adatmennyiséget (Big Data) elemzünk miközben összefüggéseket, mintákat keresünk az adatok között és ezek alapján próbálunk előre jelezni jövőbeni trendeket. Habár az adatbányászatnak és a folyamatbányászatnak sok közös vonása van (pl.: algoritmusokat használnak a kapcsolatok feltérképezésére vagy segítenek javítani az üzleti teljesítményt), de két különböző dolgot takarnak.
Mi az a folyamatbányászat (Process Mining)?
A folyamatbányászat az üzleti folyamatok adatalapú elemzése, melynek során a vállalat működését teljes körűen vizualizálni tudjuk. A folyamatbányászat kapcsolja össze a hagyományos modelleken alapuló folyamatelemzést és az olyan adatközpontú elemzéstechnikákat, mint a gépi tanulás vagy az adatbányászat.
Hogyan működik?
Hála a digitalizációnak vállalati folyamataink digitális lábnyomokat hagynak informatikai rendszereinkben. A lábnyomok felhasználásával képesek vagyunk reprodukálni jelenlegi (As-Is/Current State) folyamatainkat, elemezni, majd fejleszteni azokat. Tehát előfeltétel, hogy a folyamatok vagy informatikai rendszerekben történjenek, vagy ott dokumentálják azokat.
A folyamatbányász megoldások tehát a digitális lábnyomokat (naplófájlokat) nyerik ki a különböző rendszereinkből, és kötik össze őket az általunk megadott logika alapján, hogy elemezhessük azokat.
Azok számára akik nem találkoztak még a folyamatbányászattal, álljon itt egy egyszerű példa.
Egy beszerzési folyamat esetében a rendelkezésre álló naplófájlokból a képen látható folyamat rajzolódik ki:
(A példaink a cégünk által is használt Celonis EMS folyamatbányász megoldás ingyenesen hozzáféhető tréninganyagából valók.)
Az alábbi ábrán a folyamatunk leggyakoribb lefolyását láthatjuk. Ezt az utat járja be a legtöbb megrendelés a cégnél. Az egyes folyamatlépések alatt láthatjuk a számot, hogy mennyi megrendelés érte el az adott folyamatlépést, a nyilakon lévő időtartamok, pedig jelen esetben azt jelentik, hogy mennyi idő telt el átlagosan a két folyamatlépés között.
Mint láthatjuk 1,12 millió megrendelésből csupán 420 548 járja be az általunk ideálisnak tartott utat (Happy Path) a jelenlegi folyamatunkban. Ez csak az esetek 38%-át jelenti. A Celonis azt is megmondja, hogy az adott folyamatnak pontosan 655 variánsa van, amiből mi csak a leggyakrabban előfordulót látjuk most.
De mi történik a többi esetben? Ehhez további variánsokat is meg kell vizsgálnunk.
A következő ábrán a 7 leggyakoribb változat megjelenítésével már sikerült lefednünk az esetek 81%-át. (Ciao Signore Pareto!)
Tehát koncentrálhatunk a leggyakoribb eltérések okainak vizsgálatára. Például elemezhetjük az árváltoztatás lépést (Change Price) vevő, időszak, volumen vagy bármilyen előre definiált szempont szerint.
Persze, ha a teljes képre vagyunk kíváncsiak az összes variáns figyelembevételével, akkor az alábbi spagetti ábrát kapjuk. Ennek gyakorlati haszna ugyan nincs, azontúl elgondolkodtató, de legalább szép.
Amikor a jelenállapot felmérés keretében, hagyományos módszerekkel, felrajzoljuk a folyamatábrát, azt általában elég alaposnak gondoljuk. Ahogy tanult kollégám szokta mondani: ” A 95%-ig pontos folyamattérkép, nem elég jó!” Nincsenek például valós információink arról, hogy az esetek hány százalékában jutunk egy döntési pont igen vagy nem ágára. Itt azonban a tényleges képet kapjuk a jelenlegi folyamatunkról esetszámokkal, átfutási időkkel. Be kell, hogy valljam, mikor először láttam ilyen komplex ábrát egy valós folyamatunkról, szó szerint leesett az állam.
Pár szó a folyamatbányász alkalmazás bevezetéséről
A bevezetés folyamatonként, modulonként történik és igyekszik lefedni az adott folyamat egészét. A bevezetést végző cégnek vélhetően sok tapasztalata van már hasonló folyamatokkal más cégenél, szóval sok zsákutcába remélhetőleg mi már nem fogunk belefutni. Szállítják az iparági standardokat és legmegfelelőbb teljesítménymutatókat, melyeket ideális esetben cégünk is követ és alkalmaz. Ez részben természetesen jó, részben viszont számtalan problémát felvet. Az igazi munka az, mikor megpróbáljuk a cégre finomhangolni azt, ami eltér attól, amit a bevezetést végző partner készpénznek vesz. Ilyenkor jönnek azok problémák, hogy miért nem azokat a számokat látjuk, amiket kellene. Például eltérő lehet az adattáblák felépítése vagy adatstruktúra. Előfordulhat, hogy háromszor annyi megrendelést látunk a rendszerben, mint amennyinek ott kéne lennie. Esetleg, miért tér el a sikertelen kifizetések száma, adott időszakra attól függően, hogy melyik hónapban nézzük. Ezen problémák orvoslása néha nem egyszerű.
Fontos igazság, hogy bevezetés pont annyira lesz sikeres és zökkenőmentes, amennyire az azt támogató szakértőink értenek a folyamathoz.
1. Az adatok megjelenítése kijelzőkön (Dashboard-ok)
Egy hatékonyan működő cégnél nélkülözhetetlen, hogy az alkalmazottak mindig pontos és hiteles információk alapján hozzák meg döntéseiket. Ez ugyanúgy igaz a vezetőkre, mint a beosztottakra. Okos, hozzáértő emberek sem képesek helyes döntéseket hozni helytelen információkra támaszkodva. Az információnak, közérthető formában, elérhetőnek kell lennie bármikor. Lehet ez egy műszakonként aktualizált tábla a termelő üzemben, egy huddle board az irodában, egy Excel tábla a Sharepoint oldalon, vagy egy link a számítógépünk asztalán, mely egy Üzleti Intelligencia (Business Intelligences, röviden BI) alkalmazás dashboard-jára mutat.
Természetesen a Celonis EMS megoldásával is összeállíthatók ilyen kijelzők. Ezek tartalmazzák az szokásos elemeket (Safety ,Quality, Delivery, Cost), hogy hatékonyan támogassák a kollégákat, illetve tiszta képet adjanak arról, hogyan is teljesít a csapat az elvárt szinthez képest, milyen problémákkal kell foglalkozni stb. Ezeknek a kijelzőknek alapvető szerepe van abban, hogy a csapat lássa az eltéréseket a KPI-okhoz képest, az egyenetlenségeket a folyamatban, a munkaelosztásban, az átfutási időkben. Fontos, hogy van olyan csapat, ahol nemcsak hozzáférésük van ezekhez a dashbordok-hoz, de aktívan használják is azokat. Ezek az kollégák kaptak tréninget és a bevezetés után heti 1-2 órát „játszottak” azzal, hogy mit és hogyan érdemes nézni, keresni, szűrni. Így maguk is képesek alapvető problémákat észrevenni.
2. Elemzések
A folyamatos fejlesztéssel (CI) foglalkozó kollégák – akik egy vagy több vállalati funkcióhoz (HR, STP, Finance stb.) vannak rendelve – az említett dashboard-ok alapján készítenek elemzéseket. Például a havi KPI Review-k alapján átnézik, hol vannak eltérések az elvárt értékekhez képest, majd Pareto elemzés alapján utána járnak melyik csapatok, beszállítók, vevők felelősek azért, hogy a KPI-t nem sikerült elérni. Az eredményt megosztják a csapatvezetőkkel, akik felkérik a csapat néhány tagját, hogy készítsenek gyökérokelemzést (RCA) a megfelelő csapatra, beszállítóra, vevőre. 3-4 ember csapatonként rendelkezik a kívánt ismeretekkel ahhoz, hogy ilyet képes legyen elkészíteni. Az elkészült RCA-k alapján javaslatot tesznek a fejlesztési lehetőségekre. Érdekes látni, hogy az ilyen RCA-kkal a folyamat problémáit is sikerül azonosítani, annak ellenére, hogy csak csapatra, beszállítóra, vevőre végezzük az elemzést. A Celonis abban is segít, hogy már megfelelően vizualizált, átlátható adatokkal szemléltessük a problémát. Egyértelmű előny, hogy nem kell 6 különböző helyen az SAP-ban utánanézni, hanem pár kattintással egyszerűen szűrhető a kért adat. Hátrány, hogy az adatelemzés sok esetben Excel-ben történik a dashboard-okról exportált adatok alapján. Most is fülemben csengenek egykori tanárom szavai: „Mindegy, hogy az adat honnét jön vagy hova megy, de az biztos, hogy végül Excel-ben köt ki.” Úgy tűnik, ezen a Celonis sem segíthet.
3. Problémamegoldás, folyamatfejlesztés
A különböző csapatok rendszeresen indítanak egyszerű fejlesztési projekteket (Just Do It – JDI) vagy probléma megoldó projekteket. Utóbbiakat az A3-as módszertan alapján. Ilyenkor a projekt vezetője (az A3 gazdája) saját maga is végezhet szűréseket, elemzéseket a dashboard-on, de mindig számíthat a folyamatfejlesztő csapat támogatására is, ha több vagy más adatra van szüksége. Az adatok többsége már ott van a Celonis-ban, csak nem kerül fel a dashboard-okra, mert olyan aspektusát/dimenzióját érinti a folyamatnak, melynek megjelenítésére nincs szükség. Ilyenkor csak eseti adatszolgáltatás történik. Ha viszont szeretnék, hogy az új adat, dimenzió (új oszlop) felkerüljön a dashboard-ra, ahhoz az IT-hoz kell fordulni, és ez a folyamat időigényes lehet. Habár a változtatás csak 1 óra munkát jelentene, maga az infomatikai folyamat (Hibajegy nyitása, változtatás kérés indítása, jóváhagyás, implementáció) akár egy hónapig is eltarthat.
Új KPI megjelenítésre, vagy adott KPI kalkulációjának megváltoztásához az AP (Accounts Payable) menedzsmentjének jóváhagyása kell.
Mindenképpen meg kell említeni, hogy ahhoz, hogy valaki mélyebb összefüggéseket is átlásson, tudja, hogy mit jelentenek a számok, amiket talált, ahhoz nagyon ismerni kell a folyamatot! Nem véletlen, hogy nem kaphat akárki hozzáférést a dashboardokhoz, ehhez a folyamat gazdájának az engedélye kell, nehogy jóakaratból és tudatlanságból valaki ott keressen projekt lehetőséget, ahol nincs is. Ezzel egyúttal sikerül annak a kockázatát is minimalizálni, hogy kétes elemzésekre indítsanak nagyobb projekteket, folyamatfejlesztéseket. Az ilyeneket mindig csak az adott csapat kezdeményezheti szakértő elemzések alapján a folyamatfejlesztői csapat vezetőjének jóváhagyásával.
Zárógondolatok, összegzés
A fent leírtakból látszik, hogy még az út elején járunk, de ahogy egyre messzebb jutunk, lassan feltűnnek a horizonton olyan dolgok is, melyek most még csak halványan látszanak. Például annak előnyei, amikor már egyre több folyamatunk lesz elérhető a Celonis-ban, és egy számla „életútján” keresztül láthatóvá válik, hogy kapcsolódnak össze olyan területek, mint a stratégiai beszerzés, a pénzügy vagy a masterdata. Cégen belüli képzéseinknek, és a Celonis elterjedésnek hála a folyamatszemléletű gondolkodás egyre mindennaposabb lesz, és egyre többen látják meg az értéket a folyamatainkban, ezáltal pedig egyre jobbá tehetjük azokat.
Összefoglalva tehát a cikk címét úgy pontosíthatnánk, hogy „Mit adott nekünk a folyamatbányászat eddig?„, és reflektálva a fimbeli párbeszédre:
– A folyamatbányaszat rengeteg erőforrásunkat vette el, időt és pénzt. A bevezetés kezdetétől a mai napig sokan dolgoznak azon, hogy fejlesszék azokat a dashboardokat és jelentéseket, melyeket használunk. De mit adott nekünk mindezért cserébe?
– Több és megbízhatóbb adatot.
– Igaz, azt adott.
– Képzettebb embereket.
– Jól van, elfogadom. Ezt a két dolgot kaptuk. De…
– Pontos és valós képet a folyamatainkról.
– Nyilvánvaló, ez nem is vita tárgya ugyebár.
– És a folyamatszemléletű gondolkodás elterjedését.
– Igaz, valóban azt is elősegítette. De a eltekintve a több és megbízhatóbb adattól, a képzettebb emberektől, a folyamatainkról kapott valós képtől és a folyamatszemléletű gondolkodás elterjedésétől mit adott nekünk eddig a folyamatbányászat?
És nektek mit adhat?
Köszönet Alexi Gergely kollégámnak a szakértő kérdésekért!
Könyvajánló
Nap mint nap új típusú problémákkal kell megküzdened?
Problémáról-problémára, projektről-projektre új megközelítésekre van szükséged?
Szeretnél időt és energiát megtakarítani?
Fejleszd a problémamegoldó képességedet!
A Vezesd a tanulást – Problémamegoldás, egyetértés, mentorálás és vezetés az A3-menedzsmentfolyamat segítségével megmutatja hogyan lehetsz hatékony problémamegoldó!
