Az A3 neve a nemzetközi szabványnak megfelelő méretű A3-as, azaz 297×420 mm méretű papírlapra utal. De a Toyotánál és más lean vállalatoknál jóval többet jelent. Dr. Thorraf Sundtot idézve: „Ha látom, ki tudom javítani.” Ennek az ellenkezője is igaz – nehéz kijavítani valamit, amit nem látunk.
Részlet a Vezesd a tanulást című könyvből
A cikk elolvasásához szükséges idő: kb. 3 perc
Szerző: John Shook
Fordította: Darnyik Judit
A Toyota már évekkel ezelőtt felismerte, hogy a vállalatok összes problémája összefoglalható egyetlen papírlapon, ami lehetővé teszi, hogy az ügyben érintett minden munkatárs ugyanazon a szemüvegen át nézze a problémát. Az A3-szemlélet közös logikát követ, de a pontos forma és megfogalmazás kialakítása rugalmasan igazodik a vállalatok sajátos igényeihez.
Az A3 az önéletrajzokhoz hasonlítható: formája, stílusa és lényeges elemei a jelentkező személy és a megpályázott állás típusa szerint variálhatók. Az A3 alkalmazói a helyzet követelményeihez igazítják a formát.
Az A3 az alábbi jellegzetes elemeket foglalja magában egyetlen lapon:
- Cím – a probléma, téma vagy ügy megnevezése
- Gazda/dátum – az ügy „gazdájának” neve és a legutóbbi változat kelte
- Háttér – a probléma üzleti kontextusának és jelentőségének meghatározása
- Jelenlegi helyzet – a probléma jelenleg ismerhető tényeinek, adatainak leírása
- Célok – a kívánt eredmény meghatározása
- Elemzés – a jelen helyzet és a céltól való távolság okainak elemzése
- Javasolt ellenintézkedések – a problémakezelésre, a távolságot áthidaló vagy célirányos javító intézkedésekre/ellenintézkedésekre tett javaslatok
- Terv – a cél érdekében teendőket, a felelősök nevét, a végrehajtás helyét és idejét tartalmazó akcióterv
- Nyomon követés – utólagos ellenőrzési/tanulási folyamat kijelölése, a fennmaradó ügyek előrejelzése
Az A3 elemei természetes, logikus sorrendben követik egymást, így könnyen érthetők az összefüggések a probléma, annak gyökerei, a cél, az elérésére javasolt tevékenységek, valamint az eredmény értékelésének eszközei között.
Az A3 formáját és céljait az alábbi kérdések segítségével lehet meghatározni:
- Mi a probléma?
- Ki az ügy gazdája?
- Melyek a probléma gyökérokai?
- Melyek a lehetséges ellenintézkedések?
- Hogyan döntjük el, mely ellenintézkedéseket javasoljuk?
- Hogyan érjük el, hogy minden érintett egyetértésre jusson?
- Hogyan áll össze a megvalósítási terv: ki mit, mikor, hol és hogyan tesz?
- Hogyan ellenőrizzük, működnek-e az ellenintézkedéseink?
- Mire figyeljünk a nyomon követéskor? Milyen problémák léphetnek fel a megvalósítás közben?
Hogyan dokumentáljuk és hogyan osszuk meg a tanultakat?
Nem lehet eléggé hangsúlyozni, hogy nem létezik kőbe vésett A3-sablon. Ennek szemléltetésére e kötet hátsó zsebében több A3-mintát is találunk. Ezek bemutatják, milyen problémákat, javaslatokat, döntéseket, projekteket, terveket és ügyeket dolgozhatunk fel e módszerrel. A szerző dönti el, hogy a helyzettől és kontextustól függően mire helyezi a hangsúlyt. Nem a jelentés formája számít, hanem a mögötte álló gondolatmenet, ami a PDCA (plan–do–check–act, azaz tervezés–megvalósítás–ellenőrzés–beavatkozás) cikluson vezeti át a résztvevőket.
Az A3 elkészítése és megvitatása rákényszerít, hogy megfigyeljük a valóságot, tényeket közöljünk, az adott cél elérésére kifejlesztett működőképes megoldásokat javasoljunk, az érintettek között egyetértést érjünk el, majd nyomon követve a folyamat kimenetelét, ellenőrző és – a valós eredmények érdekében szükség esetén – korrigáló tevékenységet végezzünk. Az A3 tehát a problémamegoldás, a fejlesztés és a teendők lezárásának hatásos eszköze.
Mi több, az A3 az ügy gazdája és munkatársai közti párbeszédet magában foglaló problémamegoldó gondolkodási folyamat vizuális megjelenítése. Alapvető tudományos menedzsment-folyamat, ami módot ad – sőt biztat a tanulásra. Ha a vállalatnál az A3-jelentés a problémamegoldás, a párbeszéd, a döntéshozatal szabványos formája, a dolgozók a munkájuk során folytonosan tanuló szakemberekké válnak, akik ezáltal folyamatosan fejlesztik a műveleteket és az eredményeket.
Könyvajánló
Nap mint nap új típusú problémákkal kell megküzdened?
Problémáról-problémára, projektről-projektre új megközelítésekre van szükséged?
Szeretnél időt és energiát megtakarítani?
Fejleszd a problémamegoldó képességedet!
A Vezesd a tanulást – Problémamegoldás, egyetértés, mentorálás és vezetés az A3-menedzsmentfolyamat segítségével megmutatja hogyan lehetsz hatékony problémamegoldó!
