Ágyúval verébre? Előbb inkább azonosítsd, milyen problémával állsz szemben!

A problémamegoldás tudatosítása, az egyes problématípusok felismerése segítséget nyújthat abban, hogy a vállalatok a napi kihívásaikat könnyebben vegyék.

A cikk elolvasásához szükséges idő: kb. 3 perc

Mi a probléma?

A probléma nem más, mint egy mérhető, számszerűsíthető eltérés a jelen állapot és a célállapot között. A problémamegoldás tudatosítása, az egyes problématípusok felismerése pedig segítséget nyújthat abban, hogy a vállalatok a napi kihívásaikat könnyebben vegyék.

A LEI Lean Transzformációs Keretrendszere szerint az első kérdésünk mindig az, hogy Milyen problémát szeretnénk megoldani?

A keretrendszer tehát azt hangsúlyozza, hogy első lépésként mindig azonosítsuk, hogy mi az a teljesítményeltérés, amit meg szeretnénk szüntetni. Azt azonban ne felejtsük el, hogy a megfogalmazott probléma minden esetben a vállalat valamilyen stratégiai céljához kell, hogy kapcsolódjon. Ilyen alapvető vállalati célok például az SQDC négyese:

– Safety (munkavédelem)

– Quality (minőség)

– Delivery (szállítási teljesítmény)

– Cost (költséghatékonyság)

Tehát olyan problémát kell tudnunk megfogalmazni, ami kapcsolódik ezen célok egyikéhez vagy akár egyszerre többhöz is.

Milyen típusú problémát akarok megoldani?

Ha megválaszoltuk a kérdést – milyen problémát akarunk megoldani – akkor célszerű meghatároznunk azt is, hogy a megoldandó probléma milyen típusú. Ez azért is fontos, mert bár a felvetődő problémák helyzettől, vállalattól, technológiától függően mások, alapvetően négy fő kategóriába sorolhatóak, amelyek meghatározott gondolkodási folyamatot, fejlesztési módszert és menedzsment-megközelítést igényelnek.

A problémák, illetve a hozzájuk kapcsolódó problémamegoldó folyamatok négy típusa:

– hibaelhárítás,

– standartól való eltérés,

– célállapot típusú,

– innováció (más néven nyílt végű).

Nézzük meg ezeket a típusokat egy egyszerű példán keresztül!

Problémák négy típusa

1. Hibaelhárítás

A hibaelhárításnál felmerülő problémák alapvetően egy go / no go állapottal írhatók le, azaz itt az eltérés azt jelenti, hogy valami működik-e vagy sem. Ha ugyanis elromlott egy berendezés, akkor mielőbb vissza szeretném állítani az üzembiztos működését. Például van egy defektem, nem tudok továbbmenni. Ekkor az a célom, hogy mihamarabb folytathassam az utam. A hibát el kell hárítanom, ami ez esetben a kerékcserét jelenti. Nem fogok csoportmegbeszéléseket tartani, elemzéseket végezni, A3-at nyitni, hogy hogyan álljak neki a műveletnek, egyszerűen csak kicserélem a kereket. Az elsődleges, azaz kiváltó okot azonban fontos azonosítanom, mert, ha nem veszem észre, hogy valaki szögeket szórt az útra, akkor újra defektet fogok kapni, azaz újra hibába futok néhány méter után. A kiváltó ok azonosítása különbözteti meg a hibaelhárítást a tűzoltástól, azaz attól, hogy ugyanabba a hibába fussunk bele újra és újra.

2. Standardtól való eltérés

Példánkat folytatva képzeljük el, hogy egy autóflottát üzemeltetünk ezer járművel. Alapesetben havi szinten száz defektünk van, ez a normál állapot, ami évek óta nagyjából változatlan. Ugyanakkor váratlanul megugrik a defektek száma havi háromszázra. Itt a problémát (eltérést) a megemelkedett esetszám jelenti, ami példánkban kétszáz defekt. Célunk, hogy visszatérjünk az eredeti állapotra, azaz a havi száz defektre. Ehhez a problémához már a második, azaz a standarttól való eltérés típusú problémamegoldó megközelítésre van szükségünk. Az ilyen esetekben mélyebb feltárást kell végeznünk, meg kell értenünk a jelenlegi helyzetet, adatokat kell gyűjtenünk, gyökérok elemzést kell végeznünk, hogy megértsük, mi(k) az oka(i) a defektszám megemelkedésének. Célunk, hogy visszatérjünk a normál állapotra, azaz a havi száz defektre.

3. Célállapot típusú helyzetek

A harmadik típust abban az esetben kell alkalmaznunk, ha a havi száz defektünket a felére akarjuk csökkenteni. Eddig még egyszer sem fordult elő, hogy egy hónapban csak ötven defektünk lett volna, most azonban szeretnénk elérni és stabilan tartani is ezt a célt. Mi hozzuk tehát létre a problémát azzal, hogy egy magasabb szintre emeljük az elvárt teljesítményt. Ez a folyamat is sok adatgyűjtést, elemzést kíván és sokszor a gyökérokelemzésnél nem okokat, hanem akadályokat fogunk találni, amelyek gátolnak bennünket a következő teljesítményszint elérésében.

4. Innováció

A negyedik típust más néven nyílt végű problémamegoldásnak is hívhatjuk. Ez esetben egy teljesen másfajta paradigma alapján, akár olyan abroncsot terveztetünk, ami sohasem lesz defektes, vagy olyan közlekedési eszközt fejlesztünk, amely nem használja a klasszikus kerekeket. Ezzel alapjaiban szüntetjük meg az adott problémát. Az innováció egy folyamatos törekvés arra, hogy kreatív, jelenlegi szintünkön radikálisan túlmutató, nem várt termékeket, folyamatokat, rendszereket hozzunk létre, új értékeket teremtve ezáltal.

Konklúzió

A problémamegoldó folyamataink sikere tehát nagyban függ attól, hogy felismerjük, a négy közül melyik típusú problémával állunk szemben. Ekkor tudjuk ugyanis megfelelően kiválasztani a helyzethez illeszkedő problémamegoldó eszközöket, technikákat.

Mint, ahogy azt Art Smalley, a Lean problémamegoldók kézikönyve (Four Types of Problems) című könyv szerzője kiemeli: „A szervezetek és egyének, bármely szinten legyenek is, rendre belesétálnak ebbe a csapdába: egyetlen elsődleges és standard megoldásuk van minden problémára. Mindegyik problémakategória-típusnak megvan a maga alrendszere és a felszínre kerülő mechanizmusa, menedzsment-megközelítése és nehézségi szintje. Nincs minden helyzetre megfelelő egységes megoldás, és amikor a munkatársakat megtanítjuk az eszközök vagy technikák használatára, azzal még csak a felszínt kapargatjuk.”

Nézd meg kapcsolódó webinárium sorozatunkat!

Problémák négy típusa
1. típus – Hibaelhárítás

Problémák négy típusa
2. típus – Standardtól való eltérés

Problémák négy típusa
3. típus – Célállapot

Könyvajánló

Puzzle
  • Magas a fluktuáció?
  • Emelkedik a selejtszázalék?
  • Magasak a működési költségek?
  • Egyre több az elégedetlen ügyfél?
  • Ugyanazokat a problémákat kell újra és újra megoldani?

A Lean problémamegoldók kézikönyve megmutatja, hogyan oldhatod meg a lehető leghatékonyabban a problémáidat.