Az A3-hoz 2 vagy több kell

Az A3-hoz 2 vagy több kell
It Takes 2 (or More) to A3


A szakmai hírlevél elolvasásához szükséges idő: kb. 4 perc

Jim Womack
Fordította: Darnyik Judit

Részlet a Gemba-séták című könyvből.

jim_womack_gemba_walk

Most jelent meg John Shook új könyve, a Vezesd a tanulást, és ez rendkívüli izgalommal tölt el. Azt hiszem, ez a LEI eddigi legfontosabb kiadványa. Szerzője világosan elmagyarázza az okokat, miért az A3-szemlélet a lean menedzsment rendszerének alappillére, és bemutatja, hogyan születik a lean menedzser az A3-ak készítésének folytonosan ismétlődő folyamatában.

De nemcsak izgalmat érzek, hanem aggodalmat is. Tizenegy éve, amikor kiadtuk John Shook és Mike Rother könyvét Tanulj meg látni címmel, azt vártam, hogy a könyv olvasói azonnal használni kezdik, amit kaptak: a folyamattérképezés csodás eszközével boldogan kezdeményeznek párbeszédet az értékfolyamatok összes résztvevőivel; egy vállalati problémából kiindulva csapatmunkában feltérképezik a jelenállapotot és megálmodják a jövőállapotot, amelyben megoldódik a probléma; mindenki a legjobb tudása szerint vesz részt a folyamatban.

De az történt, hogy a cégek az értékfolyamat-térképezést rendre a folyamatfejlesztési csapatok munkatársaira bízták, akik úgy készítették el a jelen- és a jövőállapot-térképeket, hogy sokszor nem határozták meg világosan a problémát, és csak futólag kerültek kapcsolatba a folyamat résztvevőivel. Aztán várták, hogy a középvezetők elfogadják és megvalósítják a megtervezett jövőállapotot – de többnyire semmi sem történt. Vagy ha mégis, akkor nem volt fenntartható az eredmény. Egyszóval, a nem megfelelő módon használt értékfolyamat-térképek csak arra voltak jók, hogy elborítsák az üzemek és irodák falát.

Ha elkezdjük használni az A3-módszert (és a lean közösség láthatóan nagy érdeklődést mutat iránta), vigyázzunk, nehogy beleessünk ebbe a hibába! Törekedjünk arra, hogy az A3 legyen a lean menedzsment alapja!

Ismerjük fel: az iroda csendes magányában nem lehet használható A3-at készíteni. Ez legalább két-, de inkább többemberes mutatvány. Az A3-készítés vállalati színdarab: kezdetben valaki azonosít egy figyelmet érdemlő állapotot vagy problémát. Ha magasabb beosztású, akkor a mentor szerepét játssza, és megbíz egy beosztottat, hogy legyen az A3 gazdája, mivel ez a munkatárs közelebb van a gembához, az értékteremtés helyéhez. Ám az A3 gazdája sem tudja egyedül megoldani a problémát, sem kezelni a helyzetet, akármilyen szinten is van a cégen belül. Neki is újra meg újra oda kell menni a gembára, és személyesen kell beszélni mindenkivel, aki csak kapcsolatba került a problémával. Közben jó, ha tisztában van vele: a vállalatok legtöbb problémáját az okozza, hogy nem jól határozzák meg vagy nem jól menedzselik a különböző területeken, részlegeken és szinteken (gyakran a vevőkön és beszállítókon is) átívelő folyamatokat.

Az A3-elemzésen dolgozva a gazda intenzív párbeszédet folytat a mentorával. Ebbe hamarosan a folyamat minden résztvevője bekapcsolódik. Ez a beszélgetés fokozatosan fényt derít arra, mi a probléma, mi a gyökéroka, milyen lehetséges ellenintézkedések merülnek fel, melyik tűnik ezek közül a legjobbnak, milyen lépéseket kell megtenni a legjobb ellenintézkedés megvalósítására (ezek a „ki, mit, mikor, hol” kérdések), illetve, hogyan lehet megfelelően ellenőrizni az elért eredményeket, és melyek a további lépések (amelyek gyakran újabb A3 készítéséhez vezetnek).

Ebben a felelősségvállalás az igazi csoda: az A3 gazdája felelős lesz azért, hogy a – gyakran a vállalaton horizontálisan átívelő – problémát különféle üzleti területeken dolgozó munkatársakkal folytatott párbeszédeken keresztül oldja meg, pedig ezeken a területen neki egyáltalán nincs hivatalosan megformált jogköre. Az A3-folyamat során a jelentés gazdája gyakorlatilag hatalmat szerez az ellenintézkedés megvalósítására. Ez nem a vállalati hierarchiából következő hatalom. A különböző területeken, különböző vezetők irányítása alatt dolgozó munkatársak lelkesen részt vesznek az ellenintézkedés megvalósításában, mivel előtte aktívan közreműködtek a fontos problémát megoldó, szerintük legjobb ellenintézkedéshez vezető beszélgetésben is.

A teljes A3-ciklus plusz előnye, hogy a jelentés gazdájának a vezetői képességeit is fejleszti, aki így magasabb szintű vezetővé válik. Ezért van az, hogy John Shook új könyve, a Vezesd a tanulást a „mentor” és az „A3 gazdája” dinamikus fogalmakat használja a statikus „főnök” és „beosztottja” helyett. Ugyanakkor az A3 elkészítéséhez szükséges képességek begyakorlása azokat, akik a szervezetben alacsonyabb szinten vannak kapcsolatban a folyamattal, felkészíti, hogy egy napon lean menedzserré válhassanak. Ez akkor következik be, amikor saját A3 készítését bízzák rájuk. Még ennél is nagyobb eredmény, ha önállóan ragadják magukhoz a kezdeményezést és fejlesztési lehetőségeket felismerve maguk indítanak A3-akat, amelyeket azután a mentoraikkal értékelnek ki.

A Vezesd a tanulást megjelenése alkalmából a lean közösség minden tagjának gyors sikereket kívánok az A3-menedzsmenthez szükséges képességek elsajátításához! Csak egyet kérek: ne próbáljanak egyedül A3-at készíteni!

Üdvözlettel:

Jim

James Womack alapító, szenior tanácsadó Lean Enterprise Institute, Inc.

Forrás: lean.org A cikk eredeti, angol nyelvű változata ezen a linken olvasható.

Kérjük, amennyiben a fordítással kapcsolatban észrevétele van, jelezze azt az info@lean.org.hu e-mail címen.

Minden vélemény számít!